Windows 10やWindows 11にはMicrosoft Print to PDFという仮想プリンター機能が搭載されていて印刷できるほとんどの画面をそのままPDFとして保存できます。
この記事ではMicrosoft Print to PDFの基本から具体的な使い方トラブルが起きたときの直し方他のPDF化手段との違いまでを順番に整理しながら解説します。
「ボタンを押したのにPDFが出てこない」「プリンター一覧にMicrosoft Print to PDFが見つからない」といったよくあるつまずきもカバーするので一通り読めば自分に合ったPDF保存のやり方が見えてきます。
最後に日常的な文書仕事でMicrosoft Print to PDFをどう組み合わせると効率が上がるかの考え方も紹介するので自分の環境に合わせて取り入れてみてください。
Microsoft Print to PDFの基本と使い方を5つのポイントで整理
まずはMicrosoft Print to PDFという機能の正体とWindows上での基本的な使い方を押さえておくことで後半の設定やトラブル対応も理解しやすくなります。
仮想プリンターとしての仕組み
Microsoft Print to PDFは物理的なプリンターではなく印刷データをPDFファイルに変換して保存するための仮想プリンターとして動作します。
アプリ側から見ると普通のプリンターと同じ扱いになるため印刷機能さえあればブラウザでもオフィスソフトでもPDFに変換できます。
印刷データを一度PDFにしておけばレイアウトが崩れにくくどのパソコンでも同じ見た目で開ける資料として共有しやすくなります。
対応しているWindowsのバージョン
Microsoft Print to PDFはWindows 10とWindows 11に標準搭載されていて特別なソフトを追加インストールしなくてもすぐに使えるようになっています。
古いWindows 7などには搭載されていないため同じ感覚で使いたい場合は別途PDF仮想プリンターソフトを導入する必要があります。
社内で複数のWindowsバージョンが混在している環境では誰がこの機能を使えるのかを事前に確認しておくと運用トラブルを防ぎやすくなります。
アプリ共通の基本的な操作手順
Microsoft Print to PDFを使ったPDF保存の基本手順はどのアプリでも共通でまずPDFにしたいファイルや画面をいつも通り開きます。
次にファイルメニューなどから印刷画面を開きプリンターの一覧からMicrosoft Print to PDFを選択します。
用紙サイズや向き余白など必要な印刷設定を整えたら印刷ボタンを押し保存先とファイル名を指定して保存を実行します。
紙への印刷とは違い実際には印刷されず指定した場所にPDFファイルが生成されるので完了後にエクスプローラーから中身を確認しておきましょう。
EdgeやChromeでWebページをPDFに残す
Microsoft EdgeやGoogle Chromeなどのブラウザでも印刷画面からMicrosoft Print to PDFを選ぶことでWebページをそのままPDFに保存できます。
ニュース記事やマニュアルサイトなど後から読み返したいページをオフラインで保管しておきたいときに役立ちます。
ページ全体を一枚の長いPDFにしたい場合は印刷プレビューで余白や倍率を調整し不要なヘッダーやフッターの項目をオフにしておくと読みやすく仕上がります。
社内共有用にページの一部だけを抜き出したいときはブラウザ側の印刷範囲設定を使って必要なページだけをPDFにする方法も検討してみてください。
Microsoft Print to PDFのメリットと限界
Microsoft Print to PDFの何よりのメリットは追加コストなしで標準機能だけでPDFを作成できる点とほぼ全ての印刷対応アプリから使える汎用性です。
一方で作成したPDFの編集や結合分割といった高度な操作は別のPDF編集ソフトに任せる必要があり機能面では専門ソフトに劣る部分があります。
また画像が多い資料などではPDFのファイルサイズがやや大きくなる傾向がありメール添付に制限がある場合は圧縮や別の保存方法を組み合わせる工夫が必要です。
とはいえ簡易的な配布資料や保管用の控えを作る用途では十分実用的なのでまずは標準機能としての得意な範囲を押さえておくと良いでしょう。
WordやExcelからPDFを作成するときのコツ
日常業務ではWordやExcelからMicrosoft Print to PDFを使って文書や帳票をPDF化する場面が多いためレイアウト崩れを防ぐちょっとしたコツを押さえておくと仕上がりが安定します。
Wordでの印刷設定の流れ
Word文書をMicrosoft Print to PDFでPDFにする場合はまずレイアウトタブで用紙サイズと余白設定が意図したものになっているかを確認します。
次にファイルメニューから印刷を開きプリンターにMicrosoft Print to PDFを選んでページ範囲部数片面両面などを設定します。
印刷プレビューで改ページ位置や図表の崩れがないかを確認してから印刷ボタンを押すと保存ダイアログが開くのでファイル名と保存先を決めて保存します。
テンプレートとして頻繁に使う文書は一度きれいに整えた設定を基準にしておくと毎回のPDF化がスムーズになります。
Excelで崩れにくいレイアウトを作る
ExcelのシートをPDF化するときは事前のレイアウト調整を意識しておくと印刷時の見た目が安定します。
特に印刷タイトルや改ページプレビューの設定を整えておくと複数ページにまたがる帳票でも読みやすいPDFになります。
- 列幅と行の高さを印刷前提で整える
- ページレイアウトビューで改ページ位置を確認する
- 余白と拡大縮小印刷の倍率を調整する
- ヘッダーやフッターにページ番号を入れる
- 罫線を最小限にして視認性を優先する
これらを整えてからMicrosoft Print to PDFで出力すれば紙に印刷した場合と近いイメージでPDFを共有できます。
Officeの保存機能との違い
WordやExcelには元からPDFとして保存する機能もあるためMicrosoft Print to PDFを使う場合との違いを理解して使い分けることが大切です。
保存メニューからのPDF書き出しはファイル構造を意識した変換が行われるのに対してMicrosoft Print to PDFはあくまで印刷イメージをそのまま固定するイメージになります。
細かな違いはありますが一般的なビジネス用途ではどちらでも大きな問題は出にくいため自分が操作しやすい方法を一つ決めて習慣化しておくのがおすすめです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 保存メニューのPDF | Office独自の変換処理 |
| Microsoft Print to PDF | 印刷イメージを固定 |
| 設定画面 | 保存ダイアログ中心 |
| 向いている用途 | レイアウト維持重視 |
Microsoft Print to PDFが見つからないときの確認ポイント
印刷画面を開いてもMicrosoft Print to PDFがプリンター一覧に出てこない場合は機能が無効になっているかドライバーが外れている可能性があるため順番に確認していきます。
印刷ダイアログのプリンター名を見直す
まずは単純にプリンターの一覧がスクロールしきれていなかったり名前の似た別のプリンターと見間違えているケースがないかを確認します。
一覧に何十台ものプリンターが並んでいる環境では選択中の項目を見落としやすいので一度プルダウンを開き直してMicrosoftという文字列を意識しながら探してみましょう。
古いソフトでは印刷ダイアログの表示が狭く一覧の一部しか見えていないこともあるため必要に応じてドライバーの並び順や既定のプリンター設定も見直しておくと安心です。
機能が無効化されていないか確認する
プリンター一覧にMicrosoft Print to PDFがまったく表示されない場合はWindowsの機能として無効化されている可能性があります。
この場合はWindowsの機能の有効化または無効化画面からMicrosoft Print to PDF機能のチェックの有無を確認し必要に応じて有効化し再起動を行います。
- スタートメニューから設定またはコントロールパネルを開く
- プログラムと機能やアプリの機能の項目に進む
- Windowsの機能の有効化または無効化を開く
- Microsoft Print to PDFのチェックをオンにする
- 再起動後にプリンター一覧を再確認する
一度チェックを外して再起動し再度チェックを入れ直すことで内部的な不具合が解消されるケースも多いためうまく表示されないときは試してみる価値があります。
プリンターを手動で追加インストールする
Windowsの機能での有効化だけではMicrosoft Print to PDFが復活しない場合はプリンターとして手動で追加する方法もあります。
プリンターとスキャナーの設定画面からプリンターの追加を選びローカルプリンターとしてファイルへの出力ポートを使う設定でMicrosoft Print to PDFドライバーを指定します。
一覧に該当ドライバーが出てこない場合はWindows Updateによるドライバー取得がうまく完了していない可能性があるため時間をおいてから再度試すか最新の更新プログラムを適用してから再挑戦するようにしましょう。
動作しない・エラーになるときの対処法
プリンター一覧にはMicrosoft Print to PDFが表示されているのに印刷が途中で止まってしまったり保存ダイアログが出ない場合はドライバー設定やWindows側の不具合を疑う必要があります。
一度削除して再インストールする
印刷ジョブがキューに残り続けてPDFが作成されないときは一度Microsoft Print to PDFを削除し再インストールすることで改善するケースが多くあります。
設定のプリンターとスキャナーからMicrosoft Print to PDFを選んでデバイスの削除を行い再起動後にプリンターの追加やWindowsの機能から改めて有効化します。
その際既存の印刷ジョブも合わせて削除しておかないと再インストール後も古いジョブが残ったままになり同じ不具合が再発することがあるので注意が必要です。
スプール設定や保存先フォルダーを見直す
印刷ボタンを押してもしばらく反応がなくその後エラーになる場合はプリンタープロパティのスプール設定が影響している可能性があります。
Microsoft Print to PDFの詳細設定で最後のページのスプール完了後に印刷を開始する設定に切り替えると安定するという報告もあるため一度試してみる価値があります。
また保存先フォルダーに書き込み権限がない場合もエラーの原因になるためネットワークドライブではなくローカルのドキュメントフォルダーなどに一度保存してみて挙動を確認しましょう。
Windowsアップデートの既知の不具合に注意する
特定のWindowsアップデートを適用した直後にMicrosoft Print to PDFが突然使えなくなるケースでは更新プログラム側の既知の不具合である可能性もあります。
この場合はマイクロソフトが公開しているサポート情報や技術情報で同様の事例が報告されていないかを確認し回避策として追加の更新プログラムを適用することが推奨されることがあります。
どうしても業務に支障が出る場合は一時的に更新プログラムのアンインストールやロールバックを検討しつつ外部のPDF仮想プリンターやPDF編集ソフトを併用してしのぐという選択肢も検討してみてください。
用途別に考える代替ツールの選び方
Microsoft Print to PDFだけでは賄いきれない作業やトラブルが頻発する環境では用途に応じて別のPDFツールを組み合わせて使う発想を持っておくと仕事が止まりにくくなります。
高機能なPDF編集ソフトを使う場合
作成したPDFに後から文字を追記したりページを入れ替えたりコメントを書き込みたい場合は専用のPDF編集ソフトを組み合わせると効率が上がります。
Microsoft Print to PDFで一旦PDFを作ったうえで編集ソフトで細かな加工やセキュリティ設定を行えば標準機能と専門ツールの良いところ取りができます。
- ページの削除や挿入が必要なとき
- テキスト修正や注釈の追加をしたいとき
- 社外に出す前にパスワードを設定したいとき
- 複数ファイルを一つにまとめたいとき
こうした場面が多い場合はMicrosoft Print to PDFを入り口として編集までを一貫して扱える製品を一本導入しておくと運用が楽になります。
無料のPDF仮想プリンターを使う場合
標準のMicrosoft Print to PDFがどうしても不安定な環境やより細かな出力設定を行いたい場合は無料のPDF仮想プリンターソフトを併用する選択肢もあります。
複数の仮想プリンターを用意しておけば片方がうまく動かないときでも別のプリンター経由でPDFを作成できるため業務を止めずに済みます。
導入前には企業のセキュリティポリシーやライセンス条件に問題がないかを確認し信頼できる配布元から最新版を入手するように心掛けてください。
ブラウザやクラウドサービスで代用する場合
簡単な資料であればMicrosoft Print to PDFを使わずともブラウザやクラウドサービス側のPDFエクスポート機能だけで完結できるケースもあります。
例えばGoogle Chromeや各種オンラインストレージには独自のPDF保存機能が用意されておりアカウントさえあればソフトを追加インストールせずに利用できます。
社外とのファイル共有をクラウド上で完結させている場合はMicrosoft Print to PDFは社内の控え用の保存に限定し共有用はクラウドのPDF機能に任せるという役割分担も検討してみるとよいでしょう。
Microsoft Print to PDFを活用してPDF作業を効率化する
Microsoft Print to PDFはWindows標準の仮想プリンターとして追加費用なしでPDFを素早く作成できる便利な機能であり印刷可能なほとんどのアプリから同じ手順で利用できます。
WordやExcelからの文書作成やブラウザのWebページ保存にこの機能を組み合わせればレイアウトを保ったまま資料を共有したり控えを残したりする作業を統一した流れで進められます。
一方でプリンター一覧から消えたりエラーで動かなくなったりすることもあるため機能の有効化やプリンターの再追加など基本的なトラブルシューティングの手順を覚えておくと安心です。
用途に応じてPDF編集ソフトや別の仮想プリンタークラウドサービスなども柔軟に組み合わせつつMicrosoft Print to PDFを日常業務の「基盤となるPDF出口」として上手に活用していきましょう。