Microsoft Teamsでメッセージを送ったあと、相手が読んでくれたのかどうか気になってしまうことは多いです。
Teamsには「既読マーク」と呼ばれる読み取りレシート機能があり、メッセージの右側に表示されるアイコンで状況を判断できます。
一方で、既読マークがつかないケースや、あえて既読をつけずに内容だけ確認したい場面も少なくありません。
この記事ではTeamsの既読マークの仕組みやアイコンの意味、既読がつかない主な原因と対処法、そして読んだことを悟られにくくする工夫まで、仕事で迷わないためのポイントを整理して解説します。
Teamsの既読マークの仕組みとアイコンの意味を完全整理
ここではTeamsの既読マークの基本を押さえながら、どこにどのようなアイコンが表示されるのか、チャットの種類による違いとあわせて整理します。
既読マークとは
Teamsの既読マークとは、送信したチャットメッセージを相手が実際に開いて読んだかどうかを知らせるための小さなアイコンのことです。
相手がメッセージを読んでいない場合はチェックマークが表示され、読まれた場合は目の形をしたアイコンに変わります。
この既読マークはLINEの既読表示に近いイメージですが、Teamsでは利用できる場所や条件にいくつかの制約があります。
まずはどの画面に既読マークが出るのかという基本の挙動を理解することが大切です。
既読マークの表示位置
既読マークは自分が送信したメッセージの右下付近に、小さなアイコンとして表示されます。
デスクトップアプリやブラウザ版では、メッセージバルーンの右端あたりにチェックマークまたは目のアイコンが並ぶ形で表示されます。
スマートフォンアプリでは画面幅の関係で表示位置が多少変わるものの、基本的には自分のメッセージの右下に同様のアイコンが現れます。
相手のメッセージ側には既読マークは表示されず、自分が送ったメッセージについてのみ状態を確認できる点に注意が必要です。
チェックマークと目の違い
Teamsの既読マークは主に「チェックマーク」と「目」の二種類のアイコンで状態を表現します。
チェックマークはメッセージが相手に届いているものの、まだチャット画面を開いていない状態を意味します。
目のアイコンは相手がチャット画面を開き、メッセージ内容を確認した状態を示します。
ネットワークエラーなどでメッセージが送信できない場合は感嘆符付きのエラーアイコンが表示されることがあり、その場合は再送信が必要になります。
一対一チャットとグループチャットの挙動
既読マークは一対一チャットと少人数のグループチャットで利用でき、どちらも基本的には同じアイコンで状態が表示されます。
グループチャットでは全員がメッセージを読んだタイミングで既読マークが揃い、メニューから「既読者一覧」を開くことで誰が読んだかを確認できます。
ただしグループ人数が多くなると仕様上既読マークが表示されなくなり、参加者が二十人を超えるチャットでは既読情報が提供されません。
プロジェクトメンバー全員がいる大人数のチャットでは既読マークが前提にならないことを理解しておくとストレスを減らせます。
チャネル投稿との違い
Teamsにはチャットのほかに、チーム内のチャネルに投稿する機能がありますが、チャネルの会話には既読マークは表示されません。
チャネル投稿では誰が読んだか個別に把握する仕組みはなく、あくまでタイムライン形式で情報を共有するための場所として設計されています。
重要な連絡をチャネルに投稿したときに既読マークを頼りにすることはできないため、必要に応じてメンションやタスク化など別の手段でフォローする必要があります。
既読を前提にしたいメッセージはチャネルではなくチャット側を使うほうが確実です。
管理者ポリシーとユーザー設定
Teamsの既読マークは、組織全体の設定と個人の設定の両方の影響を受けます。
まず管理者がメッセージングポリシーで読み取りレシートを許可していない場合、ユーザー側の設定にかかわらず既読マーク自体が表示されません。
管理者が許可している場合は、各ユーザーが自分のTeamsの設定画面から既読のオンオフを切り替えることができます。
既読マークが表示されないときには、自分の設定だけでなく組織側のポリシーがどうなっているかを確認することも大切です。
既読マークがつく条件とカウントされない動き
このセクションでは、どのような操作をしたときに既読マークがつき、逆にどのような状態では既読として扱われないのかを整理します。
チャット画面を開いたときに既読になる
Teamsの既読マークは、受信側が対象のチャットやスレッドを実際に開いて内容を表示したときに付与されます。
単にアプリを起動しただけでは既読とはみなされず、該当のチャットを選択して会話画面が前面に表示されることが条件になります。
パソコンの場合はチャットウィンドウをアクティブにしたタイミング、スマートフォンの場合も会話をタップして開いたタイミングで既読が反映されます。
背景でアプリが動いているだけでは既読にならないため、この仕様を知っておくと相手の動きを過度に深読みせずに済みます。
通知プレビューだけでは既読にならない
デスクトップ通知やスマホのプッシュ通知にはメッセージの一部が表示されますが、通知を見ただけでは既読マークはつきません。
通知をタップせずに閉じた場合や、アクティビティフィードのプレビューだけで流し見した場合も、既読としてカウントされないのが基本ルールです。
そのため受信側が通知だけで内容を把握しているケースでも、送信側から見ると「チェックマーク」のままで目のアイコンには変わりません。
通知だけで確認している人が多いチームでは、既読マークだけを頼りに状況を判断しないように注意が必要です。
- デスクトップ通知のバナー
- スマホのプッシュ通知
- アクティビティフィードのプレビュー
- メールの通知内容
既読マークが有効になるチャットの条件
既読マークが有効になるかどうかは、チャットの種類や人数構成によって変わります。
一対一のチャットや二十人以下のグループチャットでは既読マークが利用できますが、それ以上の人数になると既読機能の対象外になります。
また組織外ユーザーとのチャット、あるいは管理者が既読機能を無効化している環境では、そもそも既読マークが出ません。
次の表でおおまかな対応状況を整理しておくと、既読マークが出ない理由を推測しやすくなります。
| チャットの種類 | 一対一チャット |
|---|---|
| 人数上限 | 既読マークは二十人以下のグループチャットで有効 |
| チャネル投稿 | 既読マーク非対応 |
| 組織外ユーザー | 外部ユーザーとのチャットは既読が表示されないことがある |
| 管理者ポリシー | ポリシーで無効化されていると既読マーク自体が表示されない |
既読マークがつかないときの原因と対処
ここでは既読マークが期待どおりに表示されないときに考えられる原因と、ユーザー側で確認できる対処法を整理します。
相手が既読機能をオフにしている
Teamsではユーザー自身が開封確認機能をオフに設定できるため、相手が意図的に既読を非表示にしている場合があります。
設定画面のプライバシー項目で既読を無効にすると、相手がメッセージを読んでも目のアイコンは表示されず、送信側にはチェックマークのままに見えます。
この設定は双方に対して対称に働くため、既読をオフにした本人も自分が送ったメッセージの既読状況を確認できなくなります。
相手の行動をコントロールすることはできないため、既読マークがつかないときは設定の可能性も想定しつつ、必要であれば別の手段で確認すると良いでしょう。
組織外ユーザーやゲストとのチャット
社外の取引先やゲストユーザーとチャットしている場合、テナント間の制約により既読マークが表示されないことがあります。
外部ユーザーとのチャットでは、セキュリティやプライバシーのポリシーに基づいて読み取りレシートが無効になっているケースが少なくありません。
そのため社内メンバーとのチャットでは目のアイコンが出るのに、同じメッセージを社外担当者に送るとチェックマークのままになるという現象が起こります。
この場合も仕様上の制約であり、ユーザー側で強制的に既読マークを表示させることはできません。
グループ人数が多すぎる
既読マークは二十人以下のグループチャットに限定されており、それ以上の人数のチャットでは既読情報が提供されません。
大人数のチャットで既読マークが一向に表示されない場合は、人数制限に引っかかっている可能性があります。
重要な連絡について既読状況を把握したい場合は、対象メンバーを絞った少人数のグループチャットを別途作成するのがおすすめです。
人数を見直すだけで既読マークが表示されるようになり、誰が読んだのかを確認しやすくなります。
ネットワークや一時的な不具合の影響
ネットワークが不安定な状態でメッセージを送受信した場合、既読マークの反映に遅延が出ることがあります。
またアプリのバージョンが古かったり、キャッシュが影響して一時的に表示が更新されないケースも考えられます。
このようなときは一度Teamsアプリを再起動したり、サインアウトとサインインをやり直すことで解消することがあります。
他のユーザーでも同様の事象が起きている場合は、一時的なサービス側の障害の可能性もあるため、管理者からの情報共有も確認すると安心です。
既読マークをつけないでメッセージを読む方法
ここでは「相手には既読を出したくないけれど内容は把握しておきたい」というニーズに応えるため、できるだけ読んだことを悟られにくくする方法を紹介します。
開封確認機能をオフにする
もっとも分かりやすい方法は、自分のTeams設定で既読機能をオフにすることです。
デスクトップ版では右上のプロフィールアイコンから設定を開き、プライバシーの項目で読み取りレシートまたは既読確認のスイッチをオフに切り替えます。
スマートフォンアプリでも同様に、プロフィールアイコンから設定画面を開き、メッセージングやプライバシーの項目で既読関連の設定を調整できます。
ただし既読機能をオフにすると、自分が送ったメッセージの既読状況も見えなくなるため、チーム全体の運用ルールとバランスを取りながら判断することが大切です。
通知だけで内容を把握する
既読機能をオフにしないまま読んだことを悟られにくくしたい場合は、通知プレビューを活用する方法があります。
Teamsではデスクトップ通知やスマホのプッシュ通知、メール通知の本文にメッセージの冒頭部分が表示されるため、簡単な内容であればそれだけで要件を把握できます。
通知を開かずにタイトルや先頭部分だけを確認し、必要なメッセージだけチャット画面を開くようにすれば、余計な既読を増やさずに済みます。
通知プレビューの活用イメージは次のとおりです。
- デスクトップ通知のバナーで要件だけ確認
- スマホの通知センターでメッセージの冒頭を確認
- メール通知の本文で概要を把握
- アクティビティフィードの一覧で重要度を見極める
ステータス表示で期待値を合わせる
既読マークをコントロールするだけでなく、プレゼンスやステータスを活用して相手の期待値を調整することも有効です。
「取り込み中」や「応答不可」といったステータスを設定しておけば、相手もすぐには返事が来ない可能性を理解しやすくなります。
打ち合わせ中や集中作業中にメッセージを確認する場合でも、ステータスが適切に設定されていれば既読マークへのプレッシャーを少し軽減できます。
チーム全体でステータス運用のルールをゆるく決めておくと、既読マークに振り回されにくい文化づくりにもつながります。
仕事でTeamsの既読マークを使いこなすコツ
最後に、既読マークをうまく活用してコミュニケーションの質を高めるための実践的なコツを紹介します。
重要な連絡はメンションと組み合わせる
既読マークだけに頼るのではなく、重要な連絡には必ずメンションを組み合わせるのがおすすめです。
一対一チャットであっても、期限付きの依頼やトラブル対応などは相手の名前をメンションしておくことで、通知の優先度を高められます。
チャネル投稿では既読マークが出ないため、対象者に確実に気付いてほしいときは「チーム名」や「チャネル名」へのメンションも併用すると効果的です。
既読マークはあくまで状態確認の目安と考え、通知の設計とセットで使うことで「読まれたのに返事がない」というモヤモヤを減らせます。
返信の目安時間をチームで決めておく
既読マークがあると、どうしても「既読なのに返信が来ない」という感情的なズレが生まれがちです。
これを防ぐには、チーム内でチャットの返信目安時間をゆるく取り決めておくことが有効です。
たとえば「通常の相談は半日以内」「急ぎの場合は件名に【至急】を付けて一時間以内の返信を目標にする」といった運用ルールを共有しておきます。
目安が共有されていれば、既読マークが付いていても「まだ時間内だから問題ない」と冷静に判断しやすくなります。
グループチャットとチャネルを使い分ける
既読マークがほしい場面と、必ずしも必要でない場面を切り分けてチャットの種類を使い分けることも重要です。
短期的な段取りのすり合わせや、誰がどこまで確認したかを追いかけたい場面では、少人数のグループチャットを活用すると既読マークが役立ちます。
一方で、ナレッジ共有や議事録のように「読んでおいてほしい情報」はチャネルに投稿し、既読マークに頼らず運用ルールでカバーする形が向いています。
チャットとチャネルの役割を整理することで、既読マークに振り回されない情報設計がしやすくなります。
Teamsの既読マークを理解してコミュニケーションをスムーズにする
Teamsの既読マークは、メッセージが読まれたかどうかを素早く把握するのに便利な仕組みですが、チャットの種類や人数、設定によって挙動が大きく変わります。
一対一や少人数チャットではチェックマークと目のアイコンで状態を確認できる一方、チャネル投稿や大人数のグループでは既読マークが前提にならないことを理解しておく必要があります。
また、通知プレビューやステータス表示、開封確認のオンオフを組み合わせることで、読んだことを悟られにくくしつつ適切にコミュニケーションを取ることも可能です。
仕様と制約を知ったうえで、チームごとのルールや使い方を整えていけば、既読マークを味方につけてストレスの少ないやりとりを実現できるはずです。