Microsoft Teamsで複数人とメッセージをやり取りするときは、グループチャットを正しく作成して運用することが大切です。
一度ルールを決めておけば、プロジェクトや部署内の連絡がメールよりも速く、漏れや勘違いも少ない状態で進められます。
この記事では、Teamsのグループチャットの作り方から基本設定、運用のコツやトラブル対処まで、初めての人でも迷わず進められるよう順番に整理します。
Teamsのグループチャットの作り方を5つの手順でマスターする
まずはTeamsでグループチャットを新しく作成する基本の流れを整理し、どの画面から操作すればよいかを具体的にイメージできるようにします。
Teamsの画面構成や用語に慣れていない場合でも、ここで紹介する手順を上から順番に実行すれば、必要なメンバーだけを集めた会話スペースを作れるようになります。
グループチャットを使うメリット整理
グループチャットは、少人数のメンバーで素早く意思疎通したいときに向いている機能です。
メールのように宛先や件名を毎回考える必要がなく、チャットを開いてメッセージを送るだけでやり取りを進められます。
会議前後の軽い相談や日々の進捗共有など、スレッドを立てるほどではない連絡を集約したいときにも役立ちます。
特定のプロジェクトや案件ごとにグループチャットを作っておけば、後から会話の履歴をたどって経緯を確認しやすくなります。
チャット画面を開く準備
Teamsを起動したら、画面左側のメニューからチャットを選択してチャット一覧の画面を開きます。
チャット一覧の上部付近には、新しいチャットを開始するためのアイコンやボタンが表示されています。
デスクトップ版では、通常「新しいチャット」や鉛筆マークのアイコンがチャット一覧の上部に配置されています。
まずはこの新しいチャットボタンをクリックして、新規メッセージを作るための入力欄を表示します。
参加メンバーを招待する操作
新しいチャット画面では、最上部に宛先を入力するための欄が表示されます。
そこにグループチャットへ参加させたいメンバーの名前やメールアドレスを入力して候補から選択します。
同じ要領で二人目以降のメンバーも追加し、会話に参加してほしいメンバーをすべて登録します。
この段階では、まだメッセージを送信していないため、実際のチャットは開始されていません。
グループ名を付ける理由
宛先欄の右側に表示される下向き矢印やグループ名の追加リンクから、グループ名を入力できる画面を開きます。
「プロジェクト名＋用途」のように、後から見ても内容が想像しやすい名前にしておくとチャットが増えたときに探しやすくなります。
案件ごとのグループ名を統一しておくと、メンバーが複数のチャットに参加していても混乱を防ぎやすくなります。
途中で目的が変わった場合でも、後からグループ名を変更できるため、その時点での用途に合わせて名前を見直すことができます。
最初のメッセージを送る流れ
グループ名とメンバーが決まったら、メッセージ入力欄に最初のメッセージを入力します。
最初のメッセージでは、このグループチャットの目的や共有したい情報の種類を簡単に添えておくと親切です。
メンション機能を使って全員に通知したい場合は、最初のメッセージに参加メンバーの名前を含めて呼びかけると伝わりやすくなります。
メッセージを送信すると、その時点でグループチャットが正式に作成され、以降の会話が履歴として蓄積されていきます。
既存チャットからグループ化する方法
すでに一対一のチャットがある場合は、そのチャットにメンバーを追加してグループチャットへ発展させることもできます。
チャット画面右上の参加者アイコンやメニューから、参加者の表示や追加の項目を選択します。
そこから新しく招待したいユーザーの名前やメールアドレスを入力し、追加します。
この方法を使うと、すでに行ってきた二人の会話をベースにしながら、必要なメンバーだけを増やしていくことができます。
参加人数や履歴共有の上限
Teamsのグループチャットには参加できる人数に上限があり、バージョンによっては数百人規模まで参加可能です。
新しいメンバーを追加するときには、過去のチャット履歴をどこまで見せるか選択できる場合があります。
履歴を含めない設定にすれば、過去の会話を見せたくない相手を後から招待する運用も可能です。
逆に、プロジェクトの経緯を理解してほしい場合は、開始日からの履歴を含めることでスムーズにキャッチアップしてもらえます。
デバイス別のグループチャット操作手順
Teamsのグループチャットは、パソコンのデスクトップアプリやブラウザー版、スマートフォンアプリからでもほぼ同じ流れで作成できます。
ただし、ボタンの位置や表示テキストが少しずつ異なるため、よく使うデバイスごとの画面イメージを押さえておくと迷いにくくなります。
デスクトップ版の基本手順
デスクトップ版では、左メニューからチャットを選び、チャット一覧の上部にある新しいチャットボタンをクリックします。
画面上部の宛先欄にメンバーの名前やメールアドレスを入力し、候補の中から該当ユーザーを選択します。
宛先欄右側の矢印やメニューからグループ名入力欄を表示し、分かりやすい名前を設定します。
最後にメッセージを入力して送信すれば、デスクトップからグループチャットを開始できます。
- チャットメニューを開く
- 新しいチャットを選択
- 宛先欄にメンバーを追加
- グループ名を入力
- 最初のメッセージを送信
モバイルアプリ版の基本手順
スマートフォンアプリでは、画面下部のチャットアイコンをタップしてチャット一覧を開きます。
画面の右上や下部に表示される新しいメッセージボタンをタップすると、新規チャット画面が表示されます。
宛先欄に追加したいメンバーを検索して選択し、必要な人数をすべて登録します。
参加者一覧の上部からグループ名を設定できる画面が表示される場合は、ここで名前を入力して保存しておきます。
ブラウザー版の操作手順
ブラウザー版のTeamsでも、基本的な画面構成はデスクトップアプリとほとんど同じです。
左側のチャットメニューを開き、チャット一覧の上部にある新しいチャットや新しいメッセージのボタンをクリックします。
宛先欄にメンバーを追加し、必要に応じてグループ名を入力してからメッセージを送信します。
アプリをインストールできない端末でもブラウザーから同様の手順でグループチャットを作成できるため、利用環境が限られているときにも便利です。
個人用版と組織アカウントの違い
Teamsには個人用版と職場や学校アカウント向けのバージョンがあり、表示されるメニューや招待できる相手が異なる場合があります。
個人用版では電話番号やメールアドレスでコンタクトを追加できるのに対し、職場アカウントでは自社組織のアカウントが中心になります。
ゲストユーザーを招待したいときは、組織側のポリシー設定によって制限されていることもあるため、事前に管理者へ確認すると安心です。
画面説明に出てくる文言が手元の環境と違う場合は、自分がどの種類のアカウントでサインインしているかを確認することから始めましょう。
グループチャットvsチームの違いを整理する
Teamsではグループチャット以外にも、チームやチャネルを使ってコミュニケーションを取る方法が用意されています。
それぞれの違いを理解しておくと、グループチャットで対応すべき場面とチームやチャネルを使うべき場面を判断しやすくなります。
グループチャットの特徴整理
グループチャットは、少人数のメンバーでスピーディーにやり取りしたいときに向いた機能です。
チームやチャネルのような階層構造を持たないため、すぐに作成してメンバーとの会話を始められます。
プロジェクトの準備段階や、正式なチームを作成する前のアイデア出しにも扱いやすい場です。
一方で、参加メンバーや話題が増えるほど会話が流れていきやすく、後から情報を整理するのが難しくなることがあります。
チーム機能の特徴整理
チームは、部署やプロジェクト単位で長期的に運用するワークスペースとして設計された機能です。
チーム内には複数のチャネルを作成でき、それぞれのチャネルごとにトピックを分けて会話を整理できます。
ファイルタブやPlannerとの連携など、継続的な共同作業に適した機能が充実している点も特徴です。
参加メンバーの追加や削除、アクセス権限の管理も細かく制御できるため、大人数でのコラボレーションに向いています。
用途別の使い分け早見表
グループチャットとチームは、どちらかが優れているというよりも用途に応じて使い分けることが重要です。
短期的なタスクの相談や即時レスポンスが欲しい場合はグループチャットが向き、長期のプロジェクト管理にはチームを用いると整理しやすくなります。
次の表では、代表的な用途ごとにどちらを選ぶべきかの目安を簡単にまとめます。
迷ったときは、この目安をもとにどちらで会話を始めるか決めると判断しやすくなります。
| 用途 | 選びやすい機能の目安 |
|---|---|
| 数日以内に完了する相談 | グループチャット |
| 数カ月続くプロジェクト | チーム |
| 部署内の定例共有 | チームのチャネル |
| 緊急連絡や速報共有 | グループチャット |
| 社外メンバーを含む案件 | チームまたはグループチャット |
チャネル運用の関係性
チーム内のチャネルは、話題ごとに会話を整理しておきたいときに有効な仕組みです。
例えば、同じプロジェクトでも「全体連絡」と「技術相談」などチャネルを分けておくことで、必要な情報を後から探しやすくなります。
グループチャットで話題が増えてきたら、適切なタイミングでチームとチャネルを用意し、今後のやり取りをそちらに移していく運用も検討できます。
こうした役割分担を意識しておくと、Teams全体の情報が自然と整理されていきます。
グループチャット活用の設定ポイント
グループチャットを作ったあとに、通知方法やピン留めなどの基本設定を整えておくと、見落としや通知過多を防ぎやすくなります。
ここでは、日常的に使ううえで最低限押さえておきたい設定や機能のポイントを紹介します。
通知設定の基本パターン
グループチャットの通知は、チャット単位とアプリ全体の二つのレイヤーで調整できます。
チャット単位の設定では、特定のグループだけ通知をオフにしたり、メンションされたときだけ通知を受け取るようにしたりできます。
アプリ全体の通知設定では、デスクトップ通知の表示方法やサウンドの有無など、日々の作業スタイルに合わせた調整が可能です。
通知が多すぎると感じたら、まずは頻繁にメッセージが届くグループチャットから優先的に設定を見直すと効果を実感しやすくなります。
- 重要なチャットは通知オン
- 情報量が多いチャットはメンションのみ通知
- 深夜時間帯は通知を一時停止
- スマホアプリの通知は種類を絞る
ピン留め機能の活用術
日常的によく使うグループチャットは、チャット一覧の上部へピン留めしておくと素早くアクセスできます。
ピン留めしたチャットは、一覧の固定エリアに表示されるため、他のチャットが増えても埋もれにくくなります。
プロジェクトの開始から終了まで常に確認したいチャットや、緊急連絡に使うチャットをピン留めしておくと安心です。
プロジェクトが終わったらピン留めを解除するなど、定期的に見直すことで一覧画面の見通しも良くなります。
ファイル共有の基本ルール
グループチャットでは、メッセージにファイルを添付して共有でき、簡単な資料のやり取りに便利です。
ただし、大量のファイルを長期間にわたって共有する場合は、チームのチャネルやSharePoint側で管理したほうが探しやすくなります。
ファイル名には日付やバージョンを含めるなど、後から見ても内容が分かるルールを決めておくと混乱を防げます。
社外メンバーを含むグループチャットでは、機密情報の共有範囲に十分注意し、組織のルールに沿った共有方法を選びましょう。
メンション活用のマナー
グループチャットでは、特定の相手に気づいてほしいメッセージにメンションを付けることで、重要度を伝えやすくなります。
全員に必ず見てほしい内容は、参加メンバー全体を指すメンションを活用すると通知を確実に届けられます。
一方で、軽い雑談や全員への連絡が不要な内容にまで頻繁にメンションを付けると、メンバーの負担が増えてしまいます。
緊急度や重要度に応じてメンションを使い分けることで、グループチャット全体の読みやすさや集中しやすさが保たれます。
グループチャット運用で起こりやすいトラブル対処
Teamsのグループチャットを使っていると、メンバーが追加できなかったりメッセージが届かなかったりといったトラブルに出会うことがあります。
よくある原因と対処のパターンを知っておくと、実際に問題が起きたときにも落ち着いて対応できるようになります。
メンバー追加や削除ができない場合
グループチャットにメンバーを追加できないときは、チャットの種類や組織のポリシーが影響している場合があります。
一部のチャットでは、作成者や特定の権限を持つユーザーだけがメンバーの追加や削除を行える設定になっていることがあります。
社外のゲストユーザーを追加できない場合は、組織全体のゲストアクセス設定が無効になっているケースも少なくありません。
自分の権限では解決できないと判断した場合は、Teamsの管理者や情報システム担当者に状況を共有して対応を相談しましょう。
メッセージが届かない場合
メッセージが届かないように見える場合でも、実際には通知設定やネットワーク環境が原因で気づいていないだけのケースがあります。
まずは受信側の通知設定やステータスを確認し、DNDモードや通知オフの設定になっていないかをチェックします。
自分側の送信環境では、オフライン状態や不安定なネットワークが続いているとメッセージの送信に時間がかかることがあります。
それでも解決しない場合は、他のチャットへの送受信やブラウザー版での動作を確認し、Teams全体の障害かどうかを切り分けていきます。
| 症状 | 考えられる原因の一例 |
|---|---|
| 一部の人だけ届かない | 個別の通知設定やミュート状態 |
| 全員に届いていない | 送信側の回線不良やアプリ不具合 |
| 特定時間帯だけ届かない | 勤務時間外の通知制限や端末の省電力設定 |
| 既読にならない | 相手がオフラインまたは別端末未起動 |
グループチャットが見つからない場合
過去に作成したグループチャットが見つからないときは、チャット一覧のフィルターや検索機能を活用します。
チャット一覧の検索窓にグループ名や参加メンバーの名前を入力すると、該当するチャットが絞り込まれます。
最近のメッセージのやり取りがないチャットは下のほうに埋もれている場合もあるため、スクロールして探すことも大切です。
どうしても見つからないときは、新しくグループチャットを作り直し、最初に目的や背景を簡単に共有して再スタートする方法も検討できます。
履歴共有設定を誤った場合
新しいメンバーを追加するときに、過去の履歴をどこまで見せるかを選択する画面が表示されることがあります。
ここで誤ってすべての履歴を共有してしまった場合は、過去のメッセージが意図せず新メンバーにも表示されることになります。
重大な情報が含まれている場合は、チャットの参加メンバーに状況を説明し、必要に応じてチームやチャネルなど別の場へ移行する対応を検討します。
以降同じメンバー構成で会話する予定であれば、新しくグループチャットを作り直し、履歴共有の設定に注意しながら運用を切り替える方法もあります。
Teamsのグループチャットを業務の標準ツールに育てるコツ
Teamsのグループチャットは、作り方と基本ルールを一度整えてしまえば、メールよりも素早く柔軟なコミュニケーションの場として機能します。
プロジェクトや部署ごとにグループチャットの目的や名前付けルールを決め、通知設定やピン留めを活用することで、誰にとっても使いやすい環境を維持できます。
チームやチャネルとの役割分担を意識しながら運用することで、情報が散らかりにくくなり、後からでも必要な会話や資料をスムーズに探せます。
ここまでの内容を自分の組織のルールに合わせてアレンジし、Teamsのグループチャットを日常業務の標準ツールとして育てていきましょう。