Outlookでメールアドレスを登録しておくと、宛先入力の手間が減り、送り間違いのリスクも小さくなります。
パソコン版のOutlookだけでなく、Outlook on the webやスマホアプリでも連絡先をそろえておくと日々のメール作業がかなり快適になります。
この記事では、Outlookでメールアドレスを登録する基本手順と、パソコンやスマホでの具体的な操作、アドレス帳の整理術までまとめて解説します。
仕事用とプライベート用のアドレスが混ざってしまっている人も、この記事を読みながら一度きれいに整えてみてください。
Outlookでメールアドレスを登録する基本手順5ステップ
まずはOutlookのバージョンに関係なく共通する「考え方」と、代表的なアドレス登録の流れを整理します。
全体像を理解しておくと、デスクトップ版でもWeb版でも迷わずに連絡先を登録できるようになります。
ここでは受信メールから登録する方法と、ゼロから新しい連絡先としてメールアドレスを登録する手順を中心に見ていきましょう。
Outlookのアドレス登録の基本を理解する
Outlookでメールアドレスを登録する先は、大きく分けて「連絡先（People）」と「自動入力候補」の二つがあります。
連絡先として登録したアドレスは、アドレス帳からいつでも探せて、電話番号や会社名などの情報もまとめて保存できます。
一方で、自動入力候補は一度メールを送受信した相手が履歴として残るイメージで、細かい情報の管理には向きません。
仕事でよくやり取りする相手や、今後も長く付き合う相手は、自動入力に任せず必ず連絡先として登録しておくのがおすすめです。
受信メールからワンクリックで連絡先を登録する
Outlookでは、届いたメールの差出人情報からそのまま連絡先に登録することができます。
デスクトップ版のOutlookでは、受信メールの「差出人」や「宛先」欄に表示されている名前を右クリックして、連絡先追加のメニューを選びます。
Outlook on the webでも、メール本文やヘッダー部分に表示されている差出人名をクリックするとプロフィールカードが開きます。
プロフィールカードに表示される「連絡先に追加」などのメニューから、そのままメールアドレスや名前を連絡先に登録できます。
ゼロから新しい連絡先としてアドレスを登録する
まだ一度もメールを送受信したことのない相手のアドレスは、連絡先画面から新規で登録します。
連絡先画面では、名前やメールアドレスだけでなく、会社名、部署名、電話番号、住所などもまとめて保存できます。
仕事用の連絡先であれば、会社名や部署名を入れておくとアドレス帳から検索しやすくなります。
今後案件ごとに相手を探すことを考えると、登録の段階で最低限の情報を入れておくことが後の時短につながります。
差出人やCc欄から連絡先に追加する
メールの差出人以外にも、CcやBccに含まれているアドレスをそのまま連絡先に登録できます。
プロジェクトメールで多人数がCcに入っている場合は、必要な相手だけを選んで順番に登録していくと効率的です。
「宛先」「Cc」「Bcc」に表示されている名前をクリックしたり右クリックしたりすると、連絡先に追加するためのメニューが表示されます。
一度にたくさんのメンバーを登録しておくと、後からグループや連絡先リストを作るときにも役立ちます。
登録したアドレスを確認して編集する
一度登録した連絡先は、後から編集画面を開いて自由に項目を追加したり修正したりできます。
部署異動やメールアドレスの変更があったときは、古い連絡先を放置せず速やかに更新しておくことが大切です。
同じ人物が部署ごとに複数のアドレスを持つ場合は、メモ欄や役職欄を使って用途を分かるようにしておきましょう。
定期的にアドレス帳を見直して整理しておくと、宛先選択のミスを防ぎやすくなります。
Outlookデスクトップ版でのアドレス登録の具体的な操作
ここからは、Windowsのデスクトップ版Outlookを使っている場合のアドレス登録方法を詳しく見ていきます。
クラシックOutlookと新しいOutlookで画面の見た目は少し異なりますが、基本的な考え方は同じです。
「連絡先に直接追加する方法」と「受信メールから登録する方法」の両方を覚えておくと、日常の作業がスムーズになります。
新しい連絡先として手入力で登録する
デスクトップ版Outlookでメールアドレスを手入力で登録したいときは、連絡先画面から新規作成します。
クラシックOutlookでは、画面下部のナビゲーションバーで「連絡先」や「People」アイコンを開き、「新しい連絡先」または「新しいアイテム」から連絡先を選びます。
新しいOutlookの場合も同様に、左側のPeopleアイコンから連絡先画面を開き、新規連絡先の作成ボタンをクリックします。
表示名、メールアドレス、会社名など必要な項目を入力し、「保存」や「保存して閉じる」を押せばアドレス帳に登録されます。
受信メールからアドレスを登録する流れ
既に届いているメールからアドレスを登録する場合は、宛先欄に表示されている名前から連絡先を開きます。
クラシックOutlookでは、メールの「差出人」や「宛先」「Cc」「Bcc」に表示された名前を右クリックして「Outlookの連絡先に追加」を選びます。
連絡先カードが開いたら、足りない情報を入力して「保存して閉じる」をクリックすれば登録完了です。
一度メールを受け取った相手を順次登録していく習慣をつけると、アドレス帳が自然と充実していきます。
- 差出人の名前を右クリック
- 連絡先に追加のメニューを選択
- 必要な項目を入力
- 保存ボタンをクリック
デスクトップ版Outlookのアドレス登録設定早見表
デスクトップ版Outlookでよく使うアドレス登録の入口を表にまとめておくと、操作に迷ったときの目安になります。
画面構成が変わった場合でも、「どこから連絡先画面を開くか」「どのボタンを押すか」という視点で見直すと理解しやすくなります。
| 操作シーン | 新規連絡先作成 |
|---|---|
| クラシックOutlookの入口 | ナビゲーションバーの連絡先から「新しい連絡先」 |
| 新しいOutlookの入口 | Peopleアイコンから連絡先画面を開き「新しい連絡先」 |
| 受信メールからの登録 | 宛先欄の名前を右クリックして連絡先に追加 |
| 連絡先の編集 | 連絡先一覧から対象をダブルクリックして編集 |
Outlookのバージョンによってボタンの位置は変わっても、「連絡先画面を開いて新規連絡先を作る」という流れは共通です。
表を参考にしながら、自分のOutlook画面ではどこをクリックすれば同じ操作になるかを確認してみてください。
Outlook on the webでアドレスを登録する方法
ブラウザから使うOutlook on the webでも、メールアドレスを連絡先として登録できます。
Web版ではPeople画面を起点に新しい連絡先を作る方法と、受信メールのプロフィールカードから登録する方法が用意されています。
ここでは画面の構成と一緒に、よく使う登録パターンを順番に押さえていきましょう。
People画面から連絡先を新規作成する
Outlook on the webでゼロから連絡先を登録する場合は、まず左側のナビゲーションからPeopleアイコンを選びます。
People画面が開いたら、上部のメニューバーに表示される「新しい連絡先」や「新しい連絡先の作成」ボタンをクリックします。
名前とメールアドレスを入力し、必要であれば電話番号や会社名、住所などの詳細も追加します。
最後に「保存」や「作成」ボタンを押せば、ブラウザ版Outlookのアドレス帳に連絡先が登録されます。
プロフィールカードからアドレスを登録する
Web版Outlookでは、受信メールに表示される差出人名をクリックするとプロフィールカードが表示されます。
プロフィールカードには、そのユーザーに関する情報やショートカットメニューがまとめられています。
ここに表示される「連絡先に追加」や「連絡先として保存」といったメニューを使うと、メールアドレスをワンクリックで連絡先に登録できます。
頻繁にやり取りする相手からのメールを開いたときに、その場でプロフィールカードから登録してしまうと効率的です。
- 差出人名をクリックしてプロフィールカードを開く
- 連絡先に追加のメニューを選ぶ
- 必要な情報があれば追記する
- 保存ボタンを押して登録する
Outlook on the webの連絡先登録項目一覧
Outlook on the webの連絡先カードでは、メールアドレス以外にも多くの項目を扱うことができます。
どの項目を使うか決めておくと、自分にとって使いやすいアドレス帳を維持しやすくなります。
| 基本情報 | 表示名、姓、名、ニックネーム |
|---|---|
| 連絡先情報 | メールアドレス、携帯電話、勤務先電話 |
| 勤務先情報 | 会社名、部署名、役職 |
| 住所情報 | 自宅住所、勤務先住所 |
| その他 | 誕生日、Webサイト、メモ |
すべての項目を埋める必要はありませんが、後から検索することを意識して必要な部分だけでも入力しておくと便利です。
とくに会社名や部署名を活用すると、プロジェクト単位で相手を探すときにアドレス帳が頼れる存在になります。
スマホ版Outlookアプリでアドレスを登録するコツ
外出先でメールを確認するときは、スマホ版Outlookアプリを使っている人も多いでしょう。
スマホアプリでも連絡先の登録ができるようにしておくと、その場で知り合った相手のアドレスをすぐに保存できます。
ここではスマホアプリでの基本的な登録手順と、パソコンとの同期で注意したいポイントを整理します。
連絡先画面から新しいアドレスを追加する
スマホ版Outlookアプリでは、画面下部のメニューに表示される「連絡先」アイコンからアドレス帳にアクセスします。
連絡先画面で「新しい連絡先」や「＋」ボタンをタップすると、新規登録画面が開きます。
名前とメールアドレスを入力し、必要に応じて電話番号や会社名、その他の項目も追加します。
入力が終わったら画面上部の「保存」ボタンをタップすれば、スマホ側のOutlookアプリにも連絡先が登録されます。
スマホでの連絡先登録の注意点
スマホアプリで連絡先を登録するときは、どのアカウントに保存されるかを意識することが大切です。
Outlookアプリでは、Microsoftアカウントや職場のMicrosoft 365アカウントなど、複数のメールアカウントを同時に扱えます。
どのアカウントの連絡先として保存するかによって、パソコンや他の端末と共有される範囲が変わることがあります。
- 仕事用アカウントか個人アカウントかを確認する
- 同じアカウントでパソコンとスマホにサインインする
- 社用環境では管理者の連絡先ポリシーを確認する
- 端末側の連絡先アプリと混在しないようにする
保存先を間違えるとパソコン側に連絡先が見えないこともあるため、アカウント名とプロフィールを一度確認しておきましょう。
スマホで登録したアドレスがパソコン版Outlookにすぐ出てこない場合は、同期のタイミングやサインインしているアカウントを見直してみてください。
パソコンとスマホのアドレス同期のポイント
パソコンとスマホの両方で同じアドレス帳を使いたい場合は、同一のMicrosoftアカウントや職場アカウントに統一してサインインすることが前提になります。
アドレス帳の情報はクラウド側のアカウントに紐づいて保存されるため、端末ごとではなくアカウント単位で共有されます。
どの端末から登録しても同じアドレス帳に反映されるように、最初にアカウント構成を整理しておきましょう。
| 登録端末 | パソコン版Outlook |
|---|---|
| 対応アカウント | Microsoft 365アカウント、Outlook.comアカウントなど |
| スマホアプリ側 | 同じアカウントでOutlookアプリにサインイン |
| 同期のタイミング | オンライン時に自動で数秒〜数分程度で反映 |
| 注意点 | 別アカウントに登録するとアドレス帳が分かれてしまう |
新しい端末でOutlookアプリを設定するときは、どのアカウントの連絡先をメインで使うかを最初に決めておくと混乱を防げます。
仕事用とプライベート用でアカウントを分ける場合も、どちらにどの連絡先を入れるかのルールを自分の中で決めておくと良いでしょう。
アドレス帳を整理してOutlookの連絡先を使いやすくする
Outlookでメールアドレスを登録していくと、時間とともにアドレス帳の件数はどんどん増えていきます。
そのまま増やし続けると、必要な相手を見つけるのに時間がかかったり、誤送信のリスクが高まったりしてしまいます。
最後に、Outlookのアドレス帳を整理して使いやすく保つためのコツと、便利な一括登録の方法を紹介します。
連絡先リストでグループ分けする利点
同じメンバーに繰り返しメールを送る場合は、連絡先リストやグループを使ってまとめて管理するのが便利です。
プロジェクト単位や部署単位でグループを作っておくと、宛先欄にグループ名を入力するだけで全員に一括送信できます。
手作業で一人ずつ宛先を追加する必要がなくなるので、宛先漏れや重複の防止にもつながります。
- プロジェクトメンバーのリスト
- 社内の部署ごとのリスト
- 取引先企業別のリスト
- 社外コミュニティのリスト
連絡先リストは、後からメンバーの追加や削除も簡単に行えるため、長期的に見ても管理の効率化に役立ちます。
まずは仕事でよく使うメンバー構成を一つ決めて、試しにリストを作ってみるところから始めてみると良いでしょう。
CSVでまとめてアドレスを取り込む手順
大量のアドレスを一度に取り込みたい場合は、CSVファイルを使ったインポート機能を活用します。
他のメールサービスからエクスポートしたCSVを取り込んだり、Excelで一覧を作ってからOutlookに読み込ませたりすることができます。
デスクトップ版Outlookでは、［ファイル］メニューの「開く／エクスポート」からインポート機能を起動し、「テキストファイル（コンマ区切り）」などを選んで取り込みます。
新しいOutlookやWeb版Outlookでは、People画面から「連絡先のインポート」メニューを使ってCSVを指定する流れになります。
| 準備するもの | UTF-8形式のCSVファイル |
|---|---|
| 主な使用シーン | 他サービスからの乗り換え、大量のアドレス一括登録 |
| デスクトップ版Outlook | ファイルメニューのインポート／エクスポートウィザードを利用 |
| 新しいOutlookやWeb版 | People画面の「連絡先のインポート」からCSVを選択 |
| 注意点 | 項目の対応付けと重複連絡先の扱いを事前に確認 |
CSVインポートの前に、どの列をメールアドレスに対応させるか、氏名の表記をどうするかなどを決めておくと作業がスムーズです。
一度インポートしてしまうと大量の連絡先が追加されるため、テスト用に少数のデータで試してから本番ファイルを流すと安心できます。
アドレス登録でよくあるトラブルと対処法
Outlookでアドレス登録を行っていると、「登録したはずの連絡先が見つからない」「スマホとパソコンで表示が違う」といったトラブルが起こることがあります。
原因の多くは、アカウントの違いか、表示するアドレス帳の切り替え、もしくは連絡先のフィルター設定にあります。
問題が起きたときは、どのアカウントでOutlookを使っているか、どの連絡先フォルダーを表示しているかを落ち着いて確認してみましょう。
- 仕事用と個人用でアカウントを間違えていないか確認する
- 連絡先フォルダーの表示切り替えを見直す
- 検索ボックスに誤った条件を入れていないか確認する
- 同姓同名の連絡先が重複していないか整理する
アカウントやフォルダーが原因で見え方が変わるケースが多いので、まずはそこを疑ってみると解決への近道になります。
それでも見つからない場合は、Outlookのバージョンや組織の管理者ポリシーの影響も考慮して、サポート情報や管理者に確認してみてください。
Outlookのアドレス登録をスムーズに行うためのポイント整理
Outlookでメールアドレスを登録するときは、「連絡先として登録するのか」「自動入力に任せるのか」を意識して使い分けることが重要です。
よくやり取りする相手や、仕事上の重要な連絡先は、必ずPeopleや連絡先画面に登録しておくことで宛先指定のミスを減らせます。
デスクトップ版、Web版、スマホアプリのどこから登録しても、同じアカウントであればクラウド側のアドレス帳に反映される点も押さえておきましょう。
最後に、連絡先リストやCSVインポートを活用してアドレス帳を整理しておくと、Outlookが日々のメール作業を支えてくれる強力なツールに変わります。