Teamsの会議をコピーする方法が分からず、毎回一から予定を作り直していると地味に時間を奪われてしまいます。
既存のTeams会議を上手にコピーして再利用できれば、参加者の設定や会議リンクの共有がぐっと楽になります。
ここではTeams会議をコピーして再利用する具体的な手順と、OutlookとTeamsそれぞれでのやり方や注意点をまとめて解説します。
Teams会議をコピーして再利用する手順7つ
最初に、Teams会議をコピーして再利用する全体の流れをイメージできるように、代表的な7つの手順と考え方を整理します。
Teams会議をコピーする基本イメージ
Teams会議をコピーするというのは、新しい会議として一から作成するのではなく、既存の予定や会議URLを土台にして再利用するイメージです。
多くの場合はOutlookの予定表でイベントを複製するか、既存の会議から参加用URLをコピーして新しい予定に貼り付ける形になります。
同じメンバーで何度も会議を行うときや、前回の続きとして議論したいときに特に効果を発揮します。
会議リンクを使い回すか、予定そのものを複製するかでやり方が変わるので、この違いを理解しておくと迷いにくくなります。
繰り返し会議と単発会議の違い
Teams会議を何度も行うなら、既存の会議をコピーするほかに、Outlookで「定期的」に設定してしまう方法もあります。
繰り返し会議は日付のパターンを決めて自動で予定を並べられる一方、そのパターンから外れた追加回には柔軟に対応しづらいことがあります。
単発会議をコピーする方法なら、必要なときだけ前回の予定を複製して、日時だけ変える運用がしやすくなります。
「基本は定例だが、イレギュラーな追加回も多い」という場合は、コピー運用と繰り返し設定を組み合わせると扱いやすくなります。
Outlookでイベントを複製するメリット
Outlookの予定表でイベントを複製すると、参加者や会議室の情報、Teams会議のリンクなどをそのまま引き継げるのが大きな利点です。
毎回同じメンバーを一人ずつ招待する必要がなくなり、件名と日時だけ変えればすぐに招待状を送れるようになります。
同じ会議URLを引き継ぐ形で複製できる環境であれば、チャットや録画も一つのスレッドにまとまるため、情報を追いやすくなります。
ブラウザ版Outlookや新Outlookなど、使っているクライアントによってボタンの配置が少しずつ違う点だけ意識しておきましょう。
Teamsカレンダーから会議リンクをコピーする
Outlookを開かなくても、Teamsのカレンダーから会議リンクをコピーして共有することができます。
既に作成済みの会議をクリックして詳細画面を開き、「参加情報をコピー」や「リンクのコピー」といったボタンを探すのが基本の流れです。
コピーしたURLは、チャットやメール、社内ポータルなどに貼り付けて共有すれば、そのリンクから参加してもらえます。
同じURLを何度も案内する場合は、社内のマニュアルや予約ページに固定で貼っておくと参加者が迷いにくくなります。
同じ会議URLを使うときの注意点
同じ会議URLを使い回すと、チャットや録画が一つのスレッドにまとまり、議事録や資料を追いやすいというメリットがあります。
一方で、会議名や日付の表記が古いままだと、参加者の画面に過去のタイトルが表示されて混乱を招くことがあります。
長期にわたって同じURLを使う場合は、「月例進捗会議」など日付を含めない名称に変えておくと、継続的な会議であることが伝わりやすくなります。
URLの有効期限や保持期間は契約プランや仕様変更で変わる可能性があるため、重要な会議では最新の情報も確認しておくと安心です。
外部ユーザーにURLを共有する
社外の取引先や顧客を招く場合も、基本的にはTeams会議のURLをコピーしてメールなどで共有するだけで参加してもらえます。
受け取った側はブラウザから参加することもできるので、Teamsアプリがインストールされていない相手にも案内しやすいのが特徴です。
招待メールには会議名や開始日時のほか、参加手順を一行添えておくと、ツールに不慣れな相手でもスムーズに参加できます。
機密性が高い会議では、URLの転送禁止やロビー待機設定など、セキュリティ関連のオプションも合わせて見直しておきましょう。
モバイルアプリで会議をコピーするイメージ
スマートフォンのTeamsアプリからも、既存の会議を開いて参加リンクをコピーすることができます。
外出先や移動中に急きょ会議を案内したいときは、モバイルアプリからURLをコピーしてチャットアプリに貼り付けると素早く共有できます。
予定そのものを複製する機能はパソコンのOutlook側が中心になるため、日時の変更や詳細な編集はPCで行う運用が安定しやすいです。
「通知や簡単な共有はスマホ、詳細設定や複製はPC」という役割分担をイメージしておくと、操作で迷いにくくなります。
OutlookでTeams会議予定を複製する流れ
ここからは、Outlookの予定表を使ってTeams会議の予定を複製する具体的な操作の流れを見ていきます。
新Outlookでイベントを複製する手順
新OutlookやWeb版Outlookでは、予定を右クリックして「イベントを複製」することで、同じ内容の会議を簡単に作り直せます。
元の予定を開かずに操作できるため、複数の会議を次々と別日程にコピーしたいときにも効率的です。
基本的な操作の違いを、よく使われる画面ごとに整理しておきましょう。
| 画面種別 | 新Outlook |
|---|---|
| 操作開始場所 | 予定表の一覧 |
| 複製方法 | 予定を右クリックしてイベントを複製 |
| 引き継がれる内容 | 件名や参加者やTeamsリンク |
| 編集ポイント | 日時や件名や本文 |
ブラウザ版Outlookで予定をコピーする
ブラウザ版Outlookでも、予定表から既存の会議を開いて、別の日時として保存することでコピーに近い動きを実現できます。
複製機能が見当たらない環境では、元の予定を開いてから「名前を付けて保存する」ようなイメージで新しい予定を作成する形になります。
次のようなポイントを意識すると、ブラウザ版Outlookでも安定して会議をコピーしやすくなります。
- 予定表ビューから対象の会議を選ぶ
- 既存の会議を開いて詳細画面を表示する
- 件名と日時だけを変更して新しい予定として保存する
- 必要に応じて参加者を追加または削除する
- 保存後に招待メールを再送信する
複製した会議予定で設定を見直すポイント
Outlookで会議を複製したあと、そのまま送信してしまうと前回の内容が残っていて誤解を招くことがあります。
特に、議題や添付ファイル、会議メモなどが前回のまま残っていないかを確認し、必要に応じて差し替えることが大切です。
会議タイトルも毎回ほぼ同じにするのか、「第二回」や「続き」などの文言を付けるのか、チーム内でルールを決めておくと整理しやすくなります。
複製を繰り返すほど小さなブレが積み重なりやすいので、節目ごとにテンプレートを作り直す習慣も持っておくと安心です。
Teamsアプリで会議リンクをコピーして共有する
次に、TeamsアプリやTeamsのカレンダーから会議リンクをコピーし、チャットやメールで共有する方法を整理します。
デスクトップアプリで参加情報をコピーする
Teamsのデスクトップアプリでは、カレンダーの画面から対象の会議をクリックして詳細を開き、「参加情報をコピー」や「リンクのコピー」を選ぶのが基本です。
コピーされたテキストには会議URLのほか、電話番号や会議IDなどが含まれる場合もあり、そのままメールに貼り付けるだけで案内文として使えます。
日常的によく使う操作なので、流れを短く覚えておくとストレスが減ります。
- Teamsを開いてカレンダーを選ぶ
- コピーしたい会議をクリックする
- 会議の詳細画面を表示する
- 参加情報をコピーするボタンを押す
- メールやチャットに貼り付けて送信する
ブラウザ版Teamsで会議URLを取得する
ブラウザ版Teamsでも、カレンダーから会議を選んで詳細画面を開き、リンクをコピーするという流れはほぼ同じです。
ただし、ボタンのラベルや配置がデスクトップアプリと微妙に違うことがあるため、どこを探せばよいかを整理しておくと戸惑いにくくなります。
代表的な違いを簡単な表にまとめておきます。
| クライアント | ブラウザ版Teams |
|---|---|
| 会議の開き方 | カレンダーから会議をクリック |
| リンク取得ボタン | 参加情報をコピーなど |
| コピーされる内容 | 会議URLと会議情報 |
| 想定用途 | チャットやメールで共有 |
チャットやメールで安全にリンクを送るコツ
会議リンクはURLさえ分かれば誰でもアクセスできるため、共有するチャネルや方法も意識する必要があります。
社内だけに限定したい会議であれば、Teamsのチャネルや社内限定のメーリングリストなど、閉じた場所で共有するのが安心です。
宛先の間違いが怖い場合は、最初にテスト用の短い会議で試してから、本番の会議URLを案内する流れを決めておくとトラブルを減らせます。
重要度が高い会議では、URLだけでなく会議名や議題もあわせて記載しておくと、受け取る側も安心してクリックできます。
同じ会議URLを再利用するときの仕様と制限
同じ会議URLを再利用する場合は、有効期限やチャットの扱いなど、仕様面の特徴も押さえておく必要があります。
会議URLの有効期限の目安
Teams会議のURLには有効期限があり、無料プランと有料プランで扱いが異なるケースがあります。
一般的には、一定期間内に会議を開催し続けていれば、そのURLを継続的に使い回せるイメージです。
ただし、仕様は随時アップデートされるため、正確な値は最新の公式情報を確認することが大切です。
| 対象 | Teams会議URL |
|---|---|
| 有効期間の考え方 | 一定期間内の利用で継続 |
| 無料プランの傾向 | 比較的短めの期間 |
| 有料プランの傾向 | 長めの期間で運用 |
| 確認ポイント | 最新の公式仕様 |
同じURLを使ったときのメリット
同じ会議URLを使い続ける最大の利点は、チャットとファイルと録画が一つのスレッドにまとまることです。
毎回別の会議として作り直すと、資料やログが散らばり、後から何度も検索する手間が増えてしまいます。
継続的なプロジェクトや長期の打合せでは、URLを統一することで「話の流れ」を追いやすくなります。
- 議事録やメモが一つのチャットに集約される
- 録画の一覧がパートごとに並びやすくなる
- 参加者がどのリンクを開けばよいか迷いにくい
- 会議履歴を後から振り返りやすくなる
- 招待メールのテンプレートを固定化しやすい
会議名やチャットが紛らわしくなるケース
同じURLを長期間使い回していると、会議名が古いまま残り続けたり、チャットの履歴が膨大になって追いづらくなることがあります。
一部のメンバーだけが途中から参加するようなプロジェクトでは、過去の文脈が多すぎて、欲しい情報にたどり着くまで時間がかかることもあります。
一定期間ごとにシリーズを区切り、新しいURLで仕切り直したほうが情報整理しやすい場面もあるので、運用ルールをチームで決めておくと安心です。
特に、違うテーマの会議で同じURLを流用すると混乱しやすいので、用途ごとにURLを分けるかどうかも視野に入れて検討しましょう。
業務でTeams会議コピーを活用する具体例
ここでは、実際の業務シーンでTeams会議のコピーやURLの再利用が役立つパターンを具体例として紹介します。
週次ミーティングで同じURLを使う
毎週決まったメンバーで行う定例ミーティングでは、同じ会議URLを使い回すと参加者全員の負担を減らせます。
参加者はお気に入りやピン留めなどでURLを覚えておけば、招待メールを探さなくてもすぐに参加できるようになります。
週次ミーティングの設計で押さえておきたいポイントを整理しておきましょう。
- 会議名は日付を含めない共通タイトルにする
- URLはシリーズが続く限り原則固定にする
- 議題ごとにチャット内でスレッドを分ける
- 録画のタイトルに開催日を含める
- 四半期ごとにURLを見直す運用を決める
研修や授業で会議をシリーズ化する
オンライン研修や授業など、同じ参加者が複数回に分けて受講する形式でも、Teams会議のコピーやURLの再利用が役立ちます。
研修の各回を別のURLにしてしまうと、受講者が「どれが今日のリンクか」を毎回探す必要が出てきます。
シリーズ化された会議設計のポイントを、簡単な表で整理しておきます。
| 用途 | オンライン研修シリーズ |
|---|---|
| URL運用 | 全回で共通の会議URL |
| タイトル運用 | 研修名のみを固定表記 |
| 案内方法 | 受講マニュアルにURL記載 |
| 録画管理 | 回ごとに開催日とテーマを追記 |
システム管理者が注意したい運用ルール
組織全体でTeams会議のコピー運用を広げる場合、システム管理者や情報システム担当者が事前にルールを設計しておくと混乱を防げます。
例えば、「部署単位で共通URLを持つ会議」と「プロジェクト単位でURLを分ける会議」をどう区別するかをあらかじめ決めておくと、後から整理しやすくなります。
また、退職者や異動者が多い部署では、どのタイミングで会議URLを再発行するかという観点も大切になります。
ガバナンスの観点では、長期間放置された会議URLや、参加者一覧が実態と合わない会議をどのように棚卸しするかも検討しておきましょう。
Teams会議コピーの基本を押さえて時間を節約する
Teams会議をコピーして再利用する方法を身につけると、毎回一から会議を作成する手間が減り、定例会議やシリーズ物の打合せをスムーズに回せるようになります。
Outlookでイベントを複製する方法と、Teamsのカレンダーから会議リンクをコピーして共有する方法の両方を理解しておくことで、状況に応じた柔軟な運用が可能になります。
同じ会議URLを使い回す場合は、有効期限やチャットの整理、会議名の付け方といった運用面の工夫も欠かせません。
自分やチームの働き方に合ったコピー運用を設計しておくことで、オンライン会議の準備にかかる時間を大きく節約できるでしょう。