Teamsでメンションのやり方を7つのステップで身につける｜個人・全員・タグを使い分けて通知漏れを防ごう！

Microsoft Teamsでメッセージを送ったのに相手が気付いてくれないと感じたことがある人は多いです。

そんな見落としを減らすための重要な機能がメンションであり使い方を理解すると通知の届き方が大きく変わります。

この記事ではTeamsでメンションのやり方をパソコンとスマホの両方から丁寧に整理します。

個人へのメンションや全員宛てタグを使ったグループ宛てなど具体的な場面ごとに操作の流れと注意点を確認していきましょう。

Teamsでメンションのやり方を7つのステップで身につける

ここではTeamsでメンションを送る基本の流れを個人チャネルチーム全員スマホアプリまで七つのステップとして整理します。

実際の画面で迷いやすいポイントも合わせて押さえておくことで毎日のやり取りの確実さとスピードが変わります。

個人へのメンションの入力手順

個人にメンションしたいときはチャット欄にメッセージを書く位置でまず半角のアットマークを入力します。

続けて相手の名前を数文字入力すると候補リストが表示されるので該当するユーザー名をクリックまたはタップします。

選択すると名前の色が変わり太字で表示されるのでそのまま本文を入力して送信すると相手に通知が届きます。

自分の名前はメンションできない仕様なのでテストしたいときは別のユーザーを選ぶようにしましょう。

複数人を一度にメンションする

二人以上に同じメッセージを届けたいときは一つのメッセージの中でアットマークを複数回使います。

@を入力して一人目を選び続けてまた@を入力して二人目を選ぶという形で必要な人数分だけ名前を挿入します。

全員宛てにするほどではないが関係者だけには確実に通知を届けたいときに便利です。

メンションが多すぎると通知が氾濫するので本当に確認してほしいメンバーに絞ることが大切です。

チャネルでメンションする

チームの中の特定チャネルで話題を共有したいときはチャネル内の投稿欄でメンションを使います。

個人と同じように@に続けてチャネル名を入力するか@channelと入力して候補からチャネル名を選びます。

チャネルメンションを使うとそのチャネルをフォローしているメンバーに一斉に通知が送られます。

ただしチャネルを非表示にしていたり通知をオフにしている人にはバッジが出ない点には注意が必要です。

チーム全体や全員にメンションする

チーム全員に確実に知らせたい重要な連絡ではチームメンションや全員メンションを使用します。

一般的には@に続けてチーム名を入力するか@teamと入力して候補からチームを選びます。

チャットでは@everyoneや全員を意味する語が候補として出る環境もあり一斉通知として機能します。

非常に強い通知になるため緊急連絡や必ず読んでほしいアナウンスに限定して使うのがマナーです。

タグを使ったメンション

部署や役割ごとにグループを作りたいときはTeamsのタグ機能を使ったメンションが便利です。

管理者やチーム所有者がタグを作成しメンバーを割り当てると@に続けてタグ名を入力して選べるようになります。

例えば@営業一課のようなタグを作っておけば関係するメンバーだけに一斉通知を送ることができます。

組織変更などでメンバー構成が変わった場合でもタグ側を更新するだけでメンション先をメンテナンスできます。

スマホアプリでメンションする

スマホ版のTeamsでも基本的なメンションのやり方はパソコン版と同じです。

メッセージ入力欄をタップしてソフトウェアキーボードから@を入力し続けて名前やチーム名を打ち込みます。

画面下部に候補が表示されるので指でタップして選びそのまま本文を入力して送信します。

候補が出てこないときはアプリのアップデートや再起動サインアウトとサインインのやり直しを試すと解決することがあります。

メンションする側とされる側の画面の違い

メンションを送る側の画面ではメンションした名前の色が変わり太字になるため視覚的にも目立ちます。

受け取る側はアクティビティフィードやチャネル一覧に赤いバッジや強調表示が付きクリックすると該当メッセージにジャンプします。

通知設定によってはデスクトップ通知やスマホのプッシュ通知メール通知などが届くこともあります。

相手が気付きやすいタイミングを意識しつつ必要以上に連続でメンションしない配慮も重要です。

Teamsのメンションの種類と基本ルールを理解する

ここからはTeamsにおけるメンションの種類と使い分けの考え方を整理します。

誰にどのメンションを使うかをルール化しておくとチーム内のコミュニケーションが整い通知のストレスも減らせます。

個人メンションの役割

個人メンションは名前を指定して通知を飛ばすもっとも基本的な使い方です。

タスクの依頼や質問の相手を明確にしたいときは必ず個人メンションを添えることで責任の所在がはっきりします。

ただし同じメッセージ内で何人も個人メンションすると誰が主体なのか分かりにくくなるため主担当一人に絞るのも有効です。

サポート役や参考情報として読んでほしい人には別のメッセージで軽めにメンションするなど強弱を付けると伝わり方が違ってきます。

グループメンションと全員メンションの違い

グループメンションや全員メンションは一度に複数人へ通知を飛ばせる強力な手段です。

しかし乱用するとメンバー全員に常に通知が飛び続け重要なメッセージが埋もれてしまいます。

どの場面でどのメンションを使うかあらかじめチームで目安を決めておくと運用が安定します。

• 個人メンションは担当者を指名するときに使う
• チャネルメンションはそのチャネルに関係するメンバー全員へ使う
• チームメンションや@everyoneは重大な連絡だけに限定する
• タグメンションは部署やロールごとに整理しておく

タグメンションを使うメリット

タグメンションは組織構造や役割の変化に強く長期的な運用で威力を発揮します。

プロジェクトメンバーや当番担当者など人が入れ替わるグループをタグで管理しておけば毎回宛先リストを作り直す必要がありません。

また部署をまたいだ横断チームをタグで定義しておくと組織図にないコミュニティ単位での連絡がしやすくなります。

誰がどのタグに属しているかを共有しておくと新メンバーもすぐにメンションの使い方を理解できます。

メンションの表示色と強調の意味

Teamsではメンションが含まれるメッセージの一部が色付きになり太字で目立つように表示されます。

チャネル一覧でも未読のメンションがあるチャネルにはバッジや強調表示が付き視覚的にも優先度が高く見えます。

受信側の画面で強調されることを意識し過度にメンションを入れすぎるとどのメッセージも重要に見えてしまいます。

ここぞという場面だけメンションを使うと相手の集中力を奪わずに済み信頼感の高いコミュニケーションになります。

通知設定と見落としを減らすコツ

メンションのやり方を理解しても通知設定が合っていないと相手に届かないことがあります。

このセクションでは通知のオンオフやチャネルごとの設定を確認しメンションの効果を最大化するポイントを見ていきます。

メンション通知の基本設定

Teamsではプロフィールアイコンから設定メニューを開き通知の項目でメンション関連の挙動を細かく調整できます。

個人メンションチャネルメンションチームメンションそれぞれについてバナーアクティビティメールなど通知方法を指定できます。

自分の働き方に合わせて即時に知りたいものはバナーとフィードにし重要度の低いものはフィードだけにするなどの工夫が有効です。

初期設定のまま放置していると必要な通知まで切ってしまっている場合もあるので一度は項目ごとに内容を確認しましょう。

チャネルごとの通知をカスタマイズする

プロジェクトが増えてチャネルが増えるとすべての通知を受け取るのは現実的ではありません。

各チャネルの右側にあるその他の操作から通知設定を開きメンションがあったときだけ通知するなど細かい調整が可能です。

特に自分がメインで関わるチャネルはメンションと新規投稿を通知それ以外はメンションのみ通知といった使い分けが効果的です。

チームとしてどのチャネルに重要情報が流れるかを決めておくと各メンバーの通知設定も合わせやすくなります。

ステータスと通知の関係を理解する

Teamsでは連絡可能取り込み中退席中などのプレゼンスステータスが表示されます。

相手が取り込み中のときに強いメンションを連続で送ると集中を妨げてしまうため緊急度とのバランスを考える必要があります。

自分が会議中や集中作業中で通知を減らしたいときは一時的に取り込み中に変更したり通知をミュートにするのも有効です。

ステータスとメンションの組み合わせを意識すると相手の時間を尊重したコミュニケーションがしやすくなります。

メール通知との連携を活用する

Teamsの通知に気付きにくい人はメール通知を組み合わせると見落としを減らせます。

通知設定でメンションをメールでも送るようにし受信トレイで重要度の高いものだけフィルターするルールを作るのがおすすめです。

ただしメール通知も多すぎると結局埋もれてしまうため本当に重要な種類のメンションだけメール連携するのが現実的です。

自分の働き方に合わせてTeamsとメールの役割分担を決めると情報の通り道が整理されます。

Teamsでメンションできないときの対処法

実際の運用ではメンションしようとしても候補が出なかったり一部の種類のメンションが使えないことがあります。

ここではよくある原因と確認すべきポイントを整理しトラブル時に何から見直すかの道筋を示します。

候補リストが表示されない場合

@を入力しても名前の候補が出てこないときはまず入力している場所が正しいか確認します。

チャネルの説明欄やタイトル欄ではなくメッセージ入力欄で@を打っているかが重要です。

それでも表示されない場合はネットワークの不安定さや一時的な不具合の可能性があるためアプリの再起動やサインインし直しを試します。

ブラウザー版を利用しているなら別のブラウザーで動作を試すことで原因の切り分けがしやすくなります。

組織やチームの設定による制限

チーム所有者や管理者がチームメンションやチャネルメンションを禁止していると@teamや@チャネルが候補に出ないことがあります。

セキュリティポリシー上の理由で外部ユーザーとのチャットでは一部のメンション機能が制限されている場合もあります。

自分の画面だけで解決できないと感じたら管理者にポリシーの設定内容を確認してもらうのが近道です。

その際にはどのチャネルでどの種類のメンションが使えないのか具体的な状況を伝えると原因調査がスムーズになります。

プライベートチャネルやゲストの制約

プライベートチャネルでは参加メンバーが限定されているためメンションできる相手もそのチャネルのメンバーに限られます。

また組織外のゲストユーザーは表示名や権限の違いから一部のメンション機能が動作しないことがあります。

想定した相手がチャネルのメンバーに含まれているかチームのメンバー一覧から確認すると状況を把握しやすくなります。

必要であればチーム所有者にメンバー追加や権限の見直しを依頼しましょう。

スマホアプリでメンションできないとき

スマホアプリで@を入力しても候補が表示されない場合はアプリのバージョンが古い可能性があります。

各ストアでTeamsアプリを最新バージョンに更新し端末を再起動したうえで再度試すと改善することが多いです。

それでも解決しないときは一度アプリからサインアウトして再ログインするかキャッシュの削除を検討します。

組織のモバイルデバイス管理ポリシーにより制限されていることもあるので管理者に相談する選択肢も忘れないようにしましょう。

Teamsのメンションを使ったコミュニケーションのコツ

メンションのやり方を覚えたら次はチームワークを高める使い方を意識することが大切です。

ここではビジネスチャットならではのマナーや文章表現のコツを紹介しメンションを通じて信頼を築くヒントを整理します。

通知が多すぎないメンションの頻度

便利だからといって全てのメッセージにメンションを付けてしまうと相手は常に通知に追われる状態になります。

タスクの依頼期限のある連絡意思決定が必要な相談など本当に反応してほしい場面に絞ってメンションを使うのが理想です。

雑談や軽い情報共有はチャネルの投稿だけにとどめどうしても読んでほしいときにだけメンションを添えるとメリハリが生まれます。

チーム内でメンションの利用方針をすり合わせておくとメンバー全員のストレスが軽減されます。

メンションの文章の書き方

メンションは名前を強調するだけでなく相手に行動を促すトリガーにもなります。

例えば@山田さんこの資料の三ページ目のグラフだけ修正をお願いしますのように依頼内容と期限をセットで書くと分かりやすくなります。

複数人をメンションするときは誰が何を担当するのかを本文中で明確に切り分けることが重要です。

読み手の立場に立って一度自分のメッセージを読み返してから送る習慣を付けると誤解や行き違いが減ります。

返信やリアクションでのフォロー

メンションを受け取った側は既読かどうかが分かりにくいため一言返信やリアクションで反応を返すと親切です。

内容に時間がかかる場合でも確認しました後ほど返信しますと短く返しておくだけで送り手は安心できます。

簡単な連絡ならスタンプやいいねのリアクションだけでも意思表示として十分に機能します。

こうした小さなフォローの積み重ねがTeams上のコミュニケーションの信頼感につながります。

プロジェクト管理での活用例

プロジェクトごとのチャネルでタスクの割り当てや進捗報告を行う際にメンションは特に効果的です。

タスク登録時に担当者へ個人メンションを付け期限前には軽くリマインドのメンションを送ると抜け漏れが減ります。

定例会議の議事録では決定事項ごとに担当者をメンションしておくと後から見返したときにも誰が対応するのか一目で分かります。

ツールとルールをセットで設計することでメンションが単なる通知ではなくチーム運営の基盤として機能します。

Teamsのメンション機能を使いこなして通知を味方にする

Teamsでメンションのやり方を正しく理解し種類ごとの特徴を把握しておくと必要な人にだけ確実に情報を届けられます。

個人チャネルチームタグスマホアプリなどさまざまなパターンのメンションを使い分けることで通知の多さに悩まされることも減ります。

同時にチームとしてメンションの頻度や使いどころのルールを共有すればビジネスチャット特有のストレスも小さくできます。

今日から少しずつメンションの送り方と通知設定を見直しTeamsをより信頼できる連絡手段に育てていきましょう。