Teamsでグループチャットを作成する7ステップ｜メンバー追加や通知設定まで迷わない！

Microsoft Teamsで複数人と同時にやり取りしたいときは、グループチャットを作成するのが最も手軽な方法です。

しかし、Teamsの画面構成は頻繁に変わるため、「どこから新規チャットを開けば良いのか分からない」という声も少なくありません。

この記事では、Teamsでグループチャットを作成する具体的な手順から、メンバー管理や通知設定のコツ、よくあるトラブルへの対処までを順番に整理します。

初めてTeamsのグループチャットを作成する人はもちろん、ふだん何となく使っている人も、基本を押さえることで仕事のやり取りがぐっとスムーズになります。

Teamsでグループチャットを作成する7ステップ

ここでは、Teamsでグループチャットを新規に作成するときの流れを、できるだけシンプルな7ステップに分けて整理します。

パソコン版の画面を前提にしつつ、途中でモバイルアプリでの作成方法にも触れるので、自分の環境に合わせて読み進めてください。

チャット画面を開く

最初に、Teamsの左側に表示されているメニューから「チャット」を選択します。

チャット画面では、これまでのやり取りや固定表示しているチャットが一覧で並ぶので、新しいグループチャットを作る前に現在の会話の状況も確認できます。

チャットを頻繁に使う場合は、この「チャット」アイコンをタスクバーにピン留めしておくと、いつでもすぐにアクセスできます。

新しいチャットを開始する

チャット画面の上部には、「新しいチャット」や鉛筆アイコンのボタンが表示されています。

このボタンをクリックすると、新規チャット用の入力欄が右側に表示され、宛先やグループ名を設定できる状態になります。

キーボードショートカットが有効な環境では、「Ctrl＋N」などのショートカットで同じ操作ができる設定になっている場合もあります。

グループ名を入力する

グループチャットとして分かりやすく使うためには、最初にグループ名を付けておくことがおすすめです。

宛先入力欄の右側に表示される下向き矢印や「グループ名の追加」のリンクをクリックすると、グループ名の入力フィールドが表示されます。

プロジェクト名やチーム名、対象の業務内容など、後から見てもすぐに目的が分かる名前を付けると、チャットを探すときの手間を減らせます。

メンバーを登録する

次に、宛先欄にグループチャットへ参加させたいメンバーの名前やメールアドレスを入力します。

組織内のユーザーであれば、数文字入力するだけで候補が出てくるので、該当するユーザーを順番に選択していきます。

部署単位のグループやタグを使える環境では、グループ名やタグ名を指定してまとめて参加させることもできます。

最初のメッセージを送信する

参加させたいメンバーの登録が完了したら、メッセージ入力欄に最初のメッセージを入力します。

簡単なあいさつと、このグループチャットの目的や運用ルールを一言添えておくと、メンバー全員が意図を共有しやすくなります。

Enterキーや送信ボタンを押してメッセージを送信すると、グループチャットが正式に作成されます。

既存チャットをグループ化する

すでに1対1でやり取りしているチャットから、途中でメンバーを追加してグループチャットに切り替えることもできます。

対象のチャット画面を開き、右上にある「参加者」アイコンから「ユーザーの追加」や「メンバーの追加」機能を選びます。

追加したいユーザーを選択し、必要に応じて過去のチャット履歴をどこまで相手に見せるかを設定すると、そのチャットがグループチャットとして扱われるようになります。

モバイルアプリで作成する

スマートフォンやタブレットのTeamsアプリでも、ほぼ同じ手順でグループチャットを作成できます。

画面下部の「チャット」タブをタップし、「新しいチャット」アイコンをタップして宛先とグループ名を設定します。

移動中などパソコンを開けないタイミングでもグループチャットを作成できるので、急ぎの連絡が必要な場面ではモバイルアプリを活用すると便利です。

Teamsのグループチャットの基礎知識

ここからは、Teamsのグループチャットがどのような位置付けの機能なのかを整理し、チーム機能との違いや向いている使い方を確認します。

グループチャットの役割を理解しておくと、チームやチャネルを新設するほどではない場面でも、素早く最適なコミュニケーション手段を選べるようになります。

グループチャットの役割

グループチャットは、少人数で素早く会話を進めたいときに向いた、軽量なコミュニケーションの場です。

プロジェクト本体とは別に、タスク調整や雑談を気軽にやり取りするための「控え室」のような役割を担わせることもできます。

チャネルのようなタブ構成や投稿ルールを用意する必要がないため、すぐに会話を始めたいときに選びやすい選択肢です。

• 少人数の素早い相談
• 一時的な情報共有
• 部門横断のラフな連絡
• 非公式な雑談スペース

チーム機能の特徴

チーム機能は、プロジェクトや部署単位の長期的なコラボレーションを想定した、より構造化されたワークスペースです。

チャンネルごとに議題を分けたり、ファイルやタスク管理ツールをタブとして追加したりできるため、大人数での継続的な活動に向いています。

グループチャットと比べると最初の準備にひと手間かかりますが、その分だけ情報を整理しやすく、後から内容を追いやすいという利点があります。

利用シーンの整理

グループチャットとチーム機能のどちらを使うか迷ったときは、「人数」「期間」「目的」の三つの観点で考えると判断しやすくなります。

少人数で短期間のやり取りであればグループチャット、組織として継続的に運用する情報基盤であればチームというイメージで切り分けると、後からの管理負荷も抑えられます。

すでにチームやチャネルが存在している場合でも、裏側の調整や非公式な相談には、別途グループチャットを併用するのも一つの方法です。

グループチャットのメンバー管理ルール

グループチャットは作成して終わりではなく、参加メンバーの追加や削除、チャット履歴の扱い方によって、その後の使いやすさが大きく変わります。

ここでは、運用時に押さえておきたいメンバー管理のルールや、履歴をどこまで共有するかを決める際の考え方を整理します。

参加メンバーの追加手順

グループチャットの運用中にメンバーが増えた場合は、チャット画面右上の「参加者」メニューからメンバーを追加します。

新しく追加したいユーザーの名前やメールアドレスを入力し、候補から選んで追加することで、すぐに会話に参加してもらえます。

必要以上にメンバーを増やしすぎると通知が多くなりがちなので、目的に応じて適切な人数を意識することも大切です。

• チャット画面右上の参加者メニューを開く
• ユーザーの名前やメールアドレスを入力する
• 候補から対象ユーザーを選択する
• 追加後に簡単な案内メッセージを送る

チャット履歴の共有範囲

途中から参加したメンバーに対して、過去のチャット履歴をどこまで見せるかは、グループチャットの性質によって判断が分かれるポイントです。

一部の環境では、メンバー追加時に「履歴なし」「一定期間」「すべて」といったパターンから共有範囲を選べる場合があります。

機密性が高い内容や個人に関するやり取りが含まれている場合は、共有範囲を必要最小限にとどめる運用も検討してみましょう。

メンバー削除の操作

グループチャットからメンバーを外したい場合も、チャット画面右上の参加者メニューから対象ユーザーを選択して削除します。

メンバーを削除しても、過去にそのユーザーが投稿したメッセージはチャット履歴として残る場合が多いため、完全に痕跡を消したい用途には向きません。

自分自身がグループチャットから抜けたいときは、「退出」操作を選ぶことでチャット一覧から非表示にできますが、残りのメンバーは会話を継続できます。

グループチャットの便利な使い方

Teamsのグループチャットは、単にメッセージを送るだけでなく、ピン留めや通知設定、ファイル共有などを組み合わせることで、日々の業務によりフィットした形で活用できます。

ここでは、グループチャットを使いやすくするための代表的な設定や、ファイルの扱い方に関するコツを見ていきます。

チャットのピン留め設定

重要なグループチャットは、一覧の上部にピン留めしておくと、メッセージが増えてもすぐに開けるようになります。

チャット一覧で対象のチャットにカーソルを合わせ、表示される「…」メニューから「ピン留め」や「上部に固定」といった項目を選びます。

頻繁に使うグループチャットだけをピン留めし、それ以外は通常の並び順のままにしておくと、一覧全体の見通しも良くなります。

通知設定のカスタマイズ

グループチャットの通知が多すぎると感じる場合は、チャットごとに通知レベルを調整することでストレスを減らせます。

チャット画面の上部メニューから通知設定を開き、「すべて」「メンションのみ」「なし」などの中から自分に合った設定を選択します。

業務上重要なチャットは通知を手厚くし、情報収集目的のチャットは控えめにするなど、チャットごとに通知の強弱をつけるとメリハリが出ます。

• すべてのメッセージを通知
• 自分宛てメンションのみ通知
• 通知バナーを抑えてフィードのみ通知
• 特定チャットの通知を一時停止

ファイル共有のコツ

グループチャットでは、メッセージと一緒にファイルを共有できるため、資料や画像を素早くやり取りできます。

アップロードしたファイルはチャット内のファイルタブから一覧できるので、「どこに保存したか分からない」という状態を防ぎやすくなります。

チームやチャネルに比べると構造がシンプルな分、ファイル名や簡単な説明を工夫しておくと、後から探すときの負担を減らせます。

グループチャット作成時のトラブル対処

Teamsでグループチャットを作成しようとしても、権限や設定の影響でうまくいかないケースがあります。

ここでは、代表的なトラブルとその対処の考え方を整理し、「なぜか作成できない」「外部ユーザーが参加できない」といった悩みを減らす手掛かりを紹介します。

作成権限がない場合

組織の管理者がポリシーを設定している環境では、ユーザーによるグループチャットの作成や外部ユーザーの招待が制限されている場合があります。

「この操作は組織のポリシーによって制限されています」といったメッセージが表示される場合は、自分だけの問題ではなく管理設定に起因している可能性が高いです。

業務上グループチャットが必要であれば、その目的を整理したうえで管理者に相談し、必要に応じてポリシーの変更や代替手段を検討してもらいましょう。

• エラー表示の内容を確認する
• 自分のアカウント種別を確認する
• 管理者ポリシーの有無を確認する
• 必要な場合は管理者に具体的な要望を伝える

外部ユーザー招待時の注意点

社外のユーザーをグループチャットに招待したい場合は、組織側で外部アクセスが許可されているかどうかが重要なポイントになります。

外部アクセスが制限されている環境では、メールアドレスを入力しても候補に表示されなかったり、招待がエラーになったりすることがあります。

セキュリティポリシーの観点から、どこまで外部ユーザーとチャットでやり取りしてよいかは、組織ごとに方針が異なるため、事前にルールを確認しておくと安心です。

チャットが見つからない場合

作成したはずのグループチャットが見つからないときは、検索窓のキーワードやフィルター設定を見直してみます。

グループ名だけでなく、参加メンバーの名前や会話中のキーワードで検索すると、目的のチャットが見つかることがあります。

ピン留めしていたチャットが消えたと感じる場合でも、ピン留めが外れて一覧の下の方に移動しているだけというケースもあるので、リストをスクロールして確認してみましょう。

Teamsのグループチャット活用のポイント

Teamsのグループチャットは、少人数で素早く情報を共有したい場面で力を発揮する、軽量で柔軟なコミュニケーションの器です。

グループチャットの作成手順や、チーム機能との違い、メンバー管理や通知設定のコツを押さえておくことで、日々のやり取りのムダを減らし、必要な情報にすぐアクセスできる環境を整えられます。

まずは小さな業務単位でグループチャットを試しつつ、自分やチームにとって使いやすいルールやネーミングを少しずつ整えていくことで、Teams全体の使い心地も自然と向上していきます。